RAPAT RAPAT

MENGELOLA RAPAT

Kadang kita menganggap sepele ketika melaksanakan rapat, tidak jarang masih banyak rapat yang dilakukan oleh beberapa kelompok masyarakat atau instansi tidak fokus, bertele-tele, memakan waktu panjang, hasilnya tidak optimal, pesat DH Lawrence " Jika hal itu tidak menarik bagi Anda, jika sama sekali tidak menyenangkan, jangan lakukan itu"

Rapat merupakan kebutuhan yang tidak dapat dihindarkan dari sekumpulan manusia dalam beragam organisasi, lembaga, komunitas, dll untuk menyelesaikan masalah bersama. 

Pernakah kita merasakan dalam suasana rapat yang membosankan, pembahasan tema kesana kemari, waktunya molor panjang, hasilnya gak jelas dan celakanya lagi penyelenggara mengulang kegiatan itu beberapa kali pada kesempatan lain. 

Bagaimana pelaksanaan Rapat dapat optimal :

1. Langkah Pertama : Buatlah Peta Pikiran seperti yang diajarkan Tony Buzan, Joyce Wycoff :

2. Langkah Kedua : 

Uraikan mind map tersebut kedalam tulisan, laporan atau telaah staf antara lain;

Temu kenali maksud dan tujuan rapat, sadarilah bahwa setiap orang menghadiri rpat dengan membwa gagasan, pendapat, praduga dan rencana tersembunyi. Mengeluarkannya secara terbka di awal rapat memungkinkan hasil kerja yang lebih nyata. Apabila rencana tersembunyi tidak segera disampaikan di awal rapat, al ini akan menjadi penghalang kemajuan rapat. Pilih satu tujuan sebagai fokus rapat. Sebelum memulai rapat maka tujuan harus terumuskan secara spesifik, dan akan lebih baik ditulis. Semakin konkret tujuan rapat dirumuskan maka akan semakin menjaga agar pembahasan fokus pada tujuan rapat tersebut. 

3. Langkah Ketiga :

Perencanaan yang seksama akan menjadikan rapat leih produktif dan membuat orang bersemangat untuk berperan serta di dalamnya. Unsur unsur rapat yang perlu mendapat perhatian antara lain : Peserta; Waktu; Agenda; Lokasi; yang pelaksanaannya meliputi :

Manajemen Keputusan. Perlu diketahui bahwa keputusan perlu komitmen dan dokumentasi, sebab tidak jarang orang yang menjalankan rapat mungkin mendengar satu suara yang setuju dengan suatu keputusan, lalu menganggap semua peserta telah setuju;

Identifikasi kebiasaan kesalahan dan kekuaran dalam rapat yang terjadi dalam rapat.

Sediakan banyak waktu untuk untuk sebanyak mungkin mendengarkan setiap orang

Jangan lupa catatan catatan kita rapat berlangsung sekaligus membuat notulen rapat kemudian buat mind map rapat dan tuangkan dalam bentuk tulisan sebagai laporan.Itulah beberapa hal yang perlu diperhatikan soal penyelenggaraan rapat walau nampak sepele dan remeh mungkin perlu.

Sumber :

Tony Buzan : Gunakan Kepala Anda/Teknik Berfikir, Belajar dan Membangunkan Otak;

Joyce Wycoff : zMenjadi Super Kreatif melalui metode Pemetaan Pikiran